Hacer accesibles los documentos sanitarios: Guía detallada de servicios de traducción conformes con la ADA para organizaciones médicas

Las organizaciones sanitarias de todo Estados Unidos se enfrentan a un reto cada vez mayor: cómo prestar servicios de traducción que no sólo sean accesibles y conformes con la ADA, sino que también cumplan las exigencias específicas de la normativa sanitaria. Teniendo en cuenta que alrededor del 15% de las personas en todo el mundo tienen algún tipo de discapacidad, y que uno de cada cuatro adultos se enfrenta a retos como problemas cognitivos, auditivos o visuales, nunca ha sido tan urgente asegurarse de que todo el mundo pueda acceder realmente a la información sanitaria.

En esta guía, veremos de cerca cómo los proveedores sanitarios pueden poner en práctica los servicios de traducción conformes con la ADA, sin perder de vista las normas de la HIPAA, conectando a la perfección con los historiales médicos electrónicos y, lo que es más importante, garantizando que las traducciones médicas sean lo suficientemente precisas como para marcar realmente la diferencia en la vida de los pacientes.

Qué significa realmente el cumplimiento de la ADA para la traducción sanitaria

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades establece requisitos específicos para los proveedores de asistencia sanitaria, garantizando que se comunican eficazmente con los pacientes que tienen discapacidades que afectan a la forma en que reciben o comparten información. Según la ADA, tanto a los proveedores públicos de asistencia sanitaria, como a las administraciones estatales y locales, como a las organizaciones privadas como hospitales y consultas médicas, deben comunicarse de forma clara y eficaz con los pacientes con discapacidad visual, auditiva o del habla. En esencia, el objetivo es garantizar que los pacientes con discapacidad puedan comunicarse con sus profesionales sanitarios con la misma eficacia que cualquier otra persona.

Los proveedores sanitarios deben darse cuenta de que cumplir los requisitos de la ADA implica mucho más que proporcionar intérpretes. El sitio la normativa abarca todos los tipos de comunicaciónEntre ellos, las instrucciones de alta, los formularios de consentimiento, el material educativo para pacientes y las guías de medicación. Si hay que traducir estos documentos a otros idiomas, también hay que hacerlos accesibles para los pacientes con discapacidades de comunicación.

Qué necesitan los documentos médicos en cuanto a formatos alternativos

En la sanidad, hacer que las traducciones cumplan la ADA significa reelaborar los documentos en formatos alternativos que mantengan intacto el mensaje original al tiempo que abren el acceso a un abanico mucho más amplio de personas. Entre estas opciones están:

• Braille para pacientes con pérdida de visión
• Versiones en letra grande más agradables a la vista
• PDF accesibles que funcionan con lectores de pantalla
• Formatos de audio para quienes no pueden leer el texto estándar

Cada formato requiere su propio conjunto de conocimientos especializados, no sólo para obtener los detalles médicos correctos, sino también para garantizar que el resultado final sea realmente accesible.

La letra grande es una de las principales demandas de formatos alternativos en la sanidad. Este tipo de formato se diseña pensando en los pacientes con pérdida de visión, aumentando el tamaño del texto y ajustando el contraste para facilitar la lectura. Sin embargo, no basta con aumentar el tamaño de la letra. El verdadero formato de letra grande implica prestar mucha atención a aspectos como el espaciado, el contraste de colores y la disposición de la página, de modo que los pacientes con distintos niveles de pérdida de visión puedan leer el material cómodamente.

Enfrentarse a los obstáculos de traducción de la ADA propios de la sanidad y cómo resolverlos

La traducción de documentos sanitarios conlleva una serie de obstáculos que van mucho más allá de las normas habituales de cumplimiento de la ADA. El lenguaje altamente técnico y contextualizado de la terminología médica suele plantear verdaderos retos a los traductores que intentan que los documentos sean accesibles. Incluso una palabra mal traducida o un error de formato en un documento médico pueden tener graves consecuencias, y para los pacientes que dependen de la información traducida, esos errores pueden poner en peligro su vida.

Dado que el lenguaje médico puede ser tan técnico y matizado, los traductores necesitan algo más que grandes conocimientos lingüísticos. También tienen que entender realmente cómo funciona la atención sanitaria. Los traductores médicos profesionales se enfrentan al reto de desentrañar la compleja jerga médica, las abreviaturas y los términos específicos del contexto, al tiempo que se aseguran de que todos los formatos accesibles sean fieles al significado original. Dado que los traductores deben ser expertos tanto en lenguaje como en accesibilidad, a menudo tienen que completar programas de formación y certificación especializados que cubran ambas áreas.

Unir los servicios de traducción y la historia clínica electrónica

En la actualidad, las organizaciones sanitarias consideran cada vez más esencial contar con servicios de traducción conformes con la ADA que funcionen sin problemas con sus sistemas de historia clínica electrónica (HCE). Un reciente estudio de caso de Bon Secours Mercy Health demuestra hasta qué punto la integración de los sistemas de HCE puede mejorar tanto los informes de cumplimiento como la eficacia general de la atención al paciente. Gracias a la colaboración con AMN Healthcare Language Services, pudieron crear un sistema automatizado que introduce los datos clave de la traducción directamente en las historias clínicas de los pacientes, lo que hace que la documentación sea más exhaustiva y reduce la tediosa introducción manual de datos.

La integración de Epic EHR en Bon Secours Mercy Health es un magnífico ejemplo de cómo la tecnología adecuada puede abordar varias necesidades de cumplimiento a la vez. Cada vez que un proveedor inicia una sesión de interpretación en el sistema EHR, se crea al instante un código de sesión único. Esto proporciona a los intérpretes la información que necesitan sobre el paciente, al tiempo que se mantienen los protocolos de seguridad de la HIPAA. Una vez finalizada la sesión, los detalles clave, como las credenciales del intérprete, el idioma hablado y la duración de la sesión, se añaden automáticamente al historial del paciente como notas de resultados. Esto no sólo mantiene todo en línea con las normas de la ADA, sino que también marca todas las casillas para una documentación adecuada.

Qué hay que tener en cuenta sobre la HIPAA al traducir para cumplir la ADA

Cuando se trata de servicios de traducción, las organizaciones sanitarias tienen que hacer malabarismos para cumplir la ADA y las normas de privacidad de la HIPAA. Este equilibrio no es nada sencillo. La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) establece normas estrictas para salvaguardar la información sanitaria de los pacientes, lo que significa que los proveedores de servicios de traducción se enfrentan a obstáculos aún mayores cuando trabajan con documentos médicos. Las organizaciones deben asegurarse de que sus flujos de trabajo de traducción conformes con la ADA mantienen toda la información sanitaria protegida segura, precisa y accesible en todas las fases, desde la traducción hasta el formato final.

Los proveedores de servicios de traducción sanitaria deben implantar medidas de seguridad rigurosas que cumplan las estrictas exigencias de las normativas HIPAA y ADA. Es decir:

• Cifrado AES-256 de alto nivel para proteger los archivos tanto en almacenamiento como en tránsito.
• Confiar en métodos seguros de transferencia de archivos
• Garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a la información confidencial de los pacientes.

Cualquiera que participe en la traducción o la accesibilidad de documentos sanitarios, ya sean traductores o expertos en accesibilidad, debe recibir formación especial sobre la HIPAA y firmar acuerdos de asociación empresarial para asegurarse de que todos son claramente responsables de mantener la privacidad de la información de los pacientes.

Garantizar la precisión y la calidad de las traducciones médicas

Cuando el cumplimiento de la ADA y los requisitos de la HIPAA se solapan, los servicios de traducción sanitaria se enfrentan a algunos obstáculos únicos para garantizar la calidad. Todas las traducciones conformes con la ADA debe someterse a revisiones minuciosas y exhaustivas, no sólo para garantizar su accesibilidad y precisión médica, sino también para proteger la intimidad del paciente en todo momento. Cualquiera que se encargue de las revisiones o los controles de calidad necesita una formación completa sobre la HIPAA y, al igual que los traductores principales, debe seguir las mismas estrictas normas de privacidad.

Cuando las organizaciones ponen en marcha servicios de traducción conformes con la ADA, deben establecer directrices claras y prácticas para gestionar todo tipo de documentación médica sin perder de vista la privacidad del paciente. Cada tipo de documento médico, ya sea un historial del paciente, un formulario de consentimiento informado, instrucciones de alta o una guía de medicación, necesita su propio enfoque cuidadoso para garantizar que sea accesible a todo el mundo y se mantenga estrictamente confidencial. Estos protocolos deben documentarse claramente, mantenerse actualizados y seguirse sin excepción en todos los aspectos del proceso de traducción.

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Cómo superar los obstáculos más comunes

Las organizaciones sanitarias suelen toparse con grandes obstáculos cuando intentan poner en marcha servicios de traducción conformes con la ADA, sobre todo en entornos clínicos de gran actividad en los que cada minuto y cada detalle cuentan. Los estudios realizados en hospitales infantiles muestran que uno de los mayores obstáculos a la hora de ofrecer instrucciones de alta traducidas es simplemente el tiempo, ya que la necesidad de traducción no suele coincidir con el momento en que los pacientes están listos para irse a casa. Casi medio de los hospitales tienen dificultades para entregar a tiempo las traducciones de altaEsta laguna puede suponer un riesgo real para los pacientes con conocimientos limitados de inglés o dificultades de comunicación.

La escasez de personal y los presupuestos ajustados complican aún más las cosas, sobre todo cuando se trata de idiomas distintos del español, en los que puede ser realmente difícil encontrar traductores con conocimientos médicos y formación especializada en accesibilidad. Las organizaciones tienen que encontrar formas ingeniosas de controlar los costes y cumplir las normas sin sacrificar la calidad ni la precisión. Las organizaciones que lo hacen bien suelen crear colecciones de documentos estandarizados y pretraducidos, y luego los combinan con servicios de traducción rápidos y a petición para cualquier material que deba personalizarse.

Soluciones tecnológicas y flujos de trabajo automatizados

Los nuevos avances en la tecnología de la traducción en el sector sanitario ofrecen por fin a las organizaciones una esperanza real de superar los obstáculos habituales que conlleva la implantación de estos sistemas. El servicio de traducción humana revisada a petición de The Language Group, cuya patente está en trámite, demuestra lo rápido que pueden entregarse las traducciones conformes con la ADA, a menudo en cuestión de minutos en lugar de las horas o días que solían tardar. Aceleran las cosas empezando con traducciones médicas preaprobadas y haciendo que un traductor humano revise todo dos veces para comprobar su exactitud, de modo que se obtienen resultados rápidos sin escatimar en el cumplimiento de la normativa.

En cuanto se crea la documentación de alta, se notifica automáticamente a los servidores seguros para poner en marcha el proceso de traducción. Los sistemas de traducción automática, ya cargados con traducciones médicas preaprobadas, ayudan a acelerar el proceso. Sin embargo, son traductores humanos cualificados los que intervienen para comprobar y pulir los resultados finales, asegurándose de que todo sea preciso y claro. Al combinar la automatización con la experiencia humana, este enfoque resuelve por fin los problemas de sincronización que durante tanto tiempo han impedido a muchas organizaciones sanitarias ofrecer servicios de traducción realmente completos y conformes con la ADA.

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Creación de programas de traducción completos

Para crear un programa de traducción realmente eficaz que cumpla la ADA en el sector sanitario, las organizaciones necesitan algo más que buenas intenciones. Tienen que fomentar la cultura adecuada, invertir en la formación del personal y comprometerse a mejorar continuamente la calidad en todo momento. Las organizaciones sanitarias deben comprender que el verdadero cumplimiento no consiste únicamente en marcar casillas legales, sino en adoptar prácticas de comunicación inclusivas que sirvan realmente a todos los pacientes. Este tipo de cambio cultural no es posible sin la implicación de los directivos, una formación exhaustiva del personal y controles continuos para comprobar lo que realmente funciona.

Los programas de formación deben llegar a todos los implicados, desde los médicos y enfermeras que trabajan cara a cara con los pacientes hasta el personal administrativo que se ocupa del papeleo y se asegura de que los documentos se preparan y distribuyen correctamente. Cada equipo (ya sea clínico o administrativo) necesita una formación adaptada a su papel específico en el cumplimiento de la ADA, manteniendo al mismo tiempo la privacidad y seguridad del paciente en primer plano. La formación continua mantiene al personal al día a medida que cambian las normas y surgen nuevas buenas prácticas de comunicación accesible.

Seguimiento de los progresos y búsqueda de formas de mejorar

Si las organizaciones sanitarias quieren que sus servicios de traducción conformes con la ADA tengan realmente éxito, deben establecer formas claras de hacer un seguimiento de lo que funciona y de lo que podría mejorar. Algunos de los aspectos más importantes son:

• Rapidez de las traducciones
• Su precisión
• Qué opinan los pacientes del servicio
• La eficacia de la organización en las auditorías de cumplimiento.

Al revisar periódicamente estas cifras, las organizaciones pueden detectar patrones, abordar nuevos problemas a medida que surgen y seguir encontrando formas de mejorar la forma en que atienden a los pacientes.

Los comentarios de los pacientes son especialmente útiles cuando se trata de encontrar formas de mejorar un programa. Las organizaciones necesitan formas prácticas de escuchar directamente a los pacientes que utilizan servicios de traducción conformes con la ADA, tanto si tienen discapacidades de comunicación como si no dominan el inglés. Escuchar directamente a los pacientes puede revelar problemas en el servicio que las auditorías rutinarias de cumplimiento podrían pasar completamente por alto.

Qué hay en el horizonte: Nuevas tecnologías y hacia dónde se dirige la traducción sanitaria

La traducción sanitaria conforme a la ADA está en constante cambio, moldeada por nuevas tecnologías y normativas cambiantes. La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están agilizando y facilitando la traducción y el formateo de documentos sanitarios para que sean accesibles. Sin embargo, cuando se trata de precisión médica y cumplimiento de la normativa, sigue siendo absolutamente necesario que el trabajo sea revisado por personas reales. Si está planificando una estrategia de traducción a largo plazo, se trata de encontrar el equilibrio adecuado, adoptando las nuevas tecnologías sin perder de vista las prácticas de cumplimiento probadas.

A medida que la tecnología sanitaria sigue evolucionando, especialmente con el auge de los portales de pacientes y las aplicaciones sanitarias móviles, los servicios de traducción conformes con la ADA se enfrentan a toda una serie de nuevas oportunidades y obstáculos. Estas plataformas permiten ofrecer a los pacientes traducciones adaptadas a sus necesidades y de fácil acceso, sin comprometer la seguridad ni la privacidad. Al mismo tiempo, sin embargo, es importante no pasar por alto el grado de accesibilidad y facilidad de uso de estas herramientas.

Transforme la comunicación accesible de su organización sanitaria

El panorama de la traducción sanitaria conforme a la ADA sigue evolucionando a medida que surgen nuevas tecnologías e interpretaciones normativas. La inteligencia artificial y las tecnologías de aprendizaje automático son prometedoras para mejorar tanto la velocidad de traducción como el formato de accesibilidad, aunque la supervisión humana sigue siendo esencial para la precisión médica y el cumplimiento de la normativa. Las organizaciones que planifican estrategias de traducción a largo plazo deben equilibrar la adopción de innovaciones con metodologías de cumplimiento probadas.

Las nuevas tendencias en la integración de la tecnología sanitaria, en particular la expansión de los sistemas de portales de pacientes y las aplicaciones sanitarias móviles, crean nuevas oportunidades y retos para los servicios de traducción conformes con la ADA. Estas plataformas ofrecen la posibilidad de ofrecer traducciones personalizadas y accesibles directamente a los pacientes, manteniendo al mismo tiempo las normas de seguridad y privacidad. Sin embargo, también exigen una cuidadosa consideración de las normas de accesibilidad para las interfaces digitales y el diseño de la experiencia del usuario.

Ladon Traducción ha traducido más de 3 millones de palabras y ha realizado más de 2.000 horas de interpretación de reuniones en idiomas de gran demanda como el árabe, el vietnamita y el español. Nuestro equipo combina una profunda experiencia en el sector sanitario con el dominio del cumplimiento de la ADA para ayudarle a ofrecer una comunicación accesible y centrada en el paciente. Construyamos una estrategia de traducción que realmente sirva a su comunidad, reserve su consulta hoy mismo.